| DO022 |
GED : organiser le flux documentaire
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Comprendre le cadre d'utilisation d'une Gestion Electronique de Documents.
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Identifier les aspects techniques, organisationnels et juridiques.
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Savoir établir un plan de classement en vue de mettre en place une GED.
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La formation est centrée
sur la réalisation d'un cas pratique.
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Maîtriser le processus documentaire en vue de la mise en place d'une Gestion Electronique
de Documents, préparer les aspects organisationnels du projet.
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Savoir choisir un logiciel de GED en fonction de ses besoins.
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Savoir piloter un projet de Gestion Electronique de Documents.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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La GED est un projet stratégique qui nécessite de mobiliser
des ressources financières, techniques et humaines.
Ce stage est décliné en plusieurs modules pouvant être suivis indépendamment.
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| Introduction à la GED (2 jours) |
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Définitions et contexte
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-Objectifs, GED versus SAE |
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GED
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-Process documentaire, workflow, évolutions de la GED |
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SAE
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-Définitions, législation, caractéristiques des documents, dispositifs, plan de classement, cycle de vie des documents |
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Choix des outils
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-Critères de sélection, interactions avec le SI |
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Conduite de projet
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-Rappels de gestion de projet, phasage |
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Cas pratiques |
| Plan de classement (1 jour) |
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Elaboration d'un plan de classement |
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Travail sur un cas pratique |
| Maîtrise documentaire (2 jours) |
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Les processus d'entreprise |
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Les processus documentaires |
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Collaboration et documents |
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Workflow documentaire |
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Travail sur un cas pratique |
| Choix d’un logiciel (1 jour) |
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Types de solutions |
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Les acteurs du marché |
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Les fonctionnalités |
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Critères de choix |
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La démarche de sélection |
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Planning et communication interne |
| Projet GED (2 jours) |
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Fondamentaux de la gestion de projet |
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Le projet GED
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-Lots et phases, fédérer les ressources, piloter le projet |
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Travail sur un cas pratique |
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PERSONNES CONCERNEES
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Toute personne souhaitant développer un système de GED au sein de son organisation. Documentalistes.
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Acheteurs, responsable informatique ou tout décideur voulant mettre en place une GED dans son organisation
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste de la GED.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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Alternance de séquences théoriques et de cas pratiques.
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Fiche-synthèse des différentes étapes de la numérisation.
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Support de formation en fichier numérique.
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DUREE ET TARIF
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Durée : 8 jours
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 3990 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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