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Assistantes et secrétaires : dynamisez votre fonction, faîtes gagner du temps à vos managers
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OBJECTIFS DE LA FORMATION
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Aujourd’hui, le rôle et les missions de l’assistante sont en pleine évolution.
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L’assistante occupe un poste clé en entreprise.
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Cette formation apporte les compétences fondamentales du métier.
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Maîtriser et développer les techniques de l’assistanat.
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Améliorer et optimiser ses fonctions.
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Gagner en temps et en efficacité.
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PROGRAMME DE LA FORMATION
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| Comprendre et analyser les mécanismes du métier d'assistante |
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Prendre conscience de son savoir faire et de son savoir être |
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Situer sa fonction, définir son rôle et ses missions |
| Gérer son temps, organiser son activité et passer le relais à une collègue |
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BOA : utiliser la Boîte à Outils de l’Assistante |
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Créer la Bible des procédures (papier et micro-informatique) |
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Traiter le courrier et trier l’information |
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Organiser un déplacement, une réunion, un séminaire |
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Assister plusieurs managers ou une équipe |
| Classer et archiver avec méthode |
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Choisir un type de classement |
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Structurer et titrer les dossiers |
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Créer son plan de classement (papier et micro-informatique) |
| Participer aux réunions |
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Prendre des notes et rédiger un compte-rendu |
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Rédiger courriers et e-mails (en français et en anglais) |
| Communiquer efficacement et accueillir ses visiteurs |
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Connaître les règles de la communication au téléphone et en face à face |
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Maîtriser le déroulé de l'appel téléphonique en réception et en émission |
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Prendre efficacement un message |
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Gérer les appels difficiles |
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Communiquer par téléphone en anglais |
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Fixer un rendez-vous, préparer l’entretien en face à face |
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PERSONNES CONCERNEES
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Assistantes et secrétaires.
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PRE REQUIS
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Aucun.
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LE FORMATEUR
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Spécialiste des techniques de secrétariat.
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METHODES PEDAGOGIQUES
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DUREE ET TARIF
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Durée : 3 jours.
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Intra entreprise. Lieu de formation : dans la ville de votre choix.
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Inter entreprises à Paris, Lyon, Lille, Lisieux.
Tarif par personne : 1 550 Euros H.T.
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QUESTIONNAIRE D'ANALYSE DU BESOIN
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L'apprenant renseigne un questionnaire d’analyse du besoin afin que le formateur prenne connaissance d’une part de son activité,
de son niveau de compétence, de ses préférences d’apprentissage et des objectifs opérationnels spécifiques. Il s’agit aussi de confirmer que l’apprenant dispose des prérequis pour suivre la formation. Ce dernier exprime enfin, en confidentialité, l’existence d’un handicap à prendre en compte par le Référent Handicap au niveau des moyens d'apprentissage ainsi que de l'assistance technique et d'accompagnement nécessaire.
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ACCESSIBILITE DES FORMATIONS AUX PERSONNES HANDICAPEES
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Nos formations sont accessibles aux personnes handicapées.
Afin de mettre en œuvre toutes les mesures d'accompagnement nécessaires à la formation de la personne en situation de handicap permanent ou temporaire, l'apprenant
contacte en amont de la formation le conseiller ProFormalys afin d'être mis en relation avec le Référent Handicap.
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MODALITES D'EVALUATION DE LA FORMATION
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Tests de contrôle des connaissances à l’aide de QCM. L’évaluation permet de mesurer le niveau d'atteinte des objectifs opérationnels par l'apprenant.
La formation est sanctionnée par une attestation individuelle de fin de formation avec une évaluation des acquis mentionnant le niveau d'acquisition de l'apprenant.
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MESURE DE LA SATISFACTION DE L’APPRENANT
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A l’issue de la formation, l’apprenant indique son niveau de satisfaction en termes d’organisation, de conditions d’accueil, de qualités pédagogiques du formateur ainsi que des méthodes, moyens et supports d'apprentissage utilisés. Cette mesure de la satisfaction fait l'objet d'un enregistrement par le groupe ProFormalys en vue de l'analyse et du traitement des appréciations formulées. Cette analyse concerne d’une part la formation proprement dite et d’autre part plus globalement l’activité du centre de formation.
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COMPTE RENDU DU FORMATEUR
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A l’issue de la formation, le formateur rédige un compte rendu indiquant le contexte de la formation, les objectifs spécifiques des participants en lien avec leur activité professionnelle, les méthodes pédagogiques employées, le retour des participants et les compléments éventuels apportés au programme en fonction des demandes de ces derniers.
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Du 26 Novembre 2024 au 28 Novembre 2024